La conduite du changement par la GED : les étapes incontournables d’un projet de dématérialisation

La fulgurante évolution des pratiques liées aux nouvelles technologies représente un vrai enjeu en matière de dématérialisation pour les organismes et les entreprises. Cette solution laisse envisager de nouvelles perspectives pour l’optimisation des processus métiers, de productivité, des risques d’erreurs et de réduction des coûts, la dématérialisation est un marché à prendre sans attendre.

Selon les autorités publiques se manifestant par l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 concernant le développement de la facturation électronique, les projets de dématérialisation sont dans un premier lieu des projets aux multiples facettes : humaine, politique, fonctionnelle, organisationnelle, fiscal et juridique. Bien plus qu’un simple processus technique, c’est par-dessus tout une expérience humaine et organisationnelle. Le soutien au changement et l’animation opérationnelle sont deux étapes déterminantes dans un projet de dématérialisation.

Qu’entend-on nous par « la dématérialisation ?

«La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métiers (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs, etc.) qui transitent au sein des organisations dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) » (source : Les Greffiers des Tribunaux de Commerce, « Guide de la dématérialisation 2008 », p. 4, Publié le 13 Septembre 2007, http://innovbfa.viabloga.com/files//Infogreffe____Guide_de_La_Dematerial…).

La dématérialisation rend possible la transformation des documents papier en documents numériques, encourages les échanges électroniques et améliore les processus métiers liés.

Un projet de dématérialisation peut se matérialiser sous plusieurs formes et services :

  • Forme de numérisation (scanners), de LAD/RAD et de vidéocodage
  • Forme de Gestion de Document (GED bureautique, administrative, documentaire, technique ou métier)
  • Opérateur de dématérialisation fiscale
  • Service d’Archivage électronique à valeur probatoire (SAE)
  • Fonctionnalités de Workflows
  • E-Parapheurs est signature électronique, etc.

Les changements opérationnels les plus importants pour un projet de dématérialisation

Durant un projet de dématérialisation de nombreux changement opérationnel sont à attendre au sein de l’entreprise, tel que :

  • La diminution ou la suppression de la saisie de masse ;
  • La diminution du classement, de copie, et de recherche de documents ;
  • La réduction des trajets physique ;
  • La croissance du temps de travail sur un écran ;
  • L’instauration de vérification et de traitement d’erreurs dans le transfert des données numérisées ;
  • L’apparition des activités de numérisation, de vidéocodage, d’indexation, de contrôle et d’analyse, etc.

De plus, avec ce projet de nouveaux services peuvent être créer, la vitesse et facilitation d’exécution, la mise à jour des échanges, la diminution du temps d’acheminement des nombreux documents, l’optimisation des coûts d’impression, de gestion (papier, photocopies, transport) et l’automatisation de diverses tâches.

Donc,  la dématérialisation fait monter en compétences vos collaborateurs tout en vous assurant une qualité de qualification optimale :  pouvoir travaillé en réseau et contrôler des informations par interaction en temps réel, optimisation de l’adaptabilité et de la gestion des outils bureautique et informatiques, vision plus claire du fonctionnement de l’entreprise et des interactions externes et internes, développement de nouvelles professions comme « l’administrateur » qui installe, assiste et gère le SI comptable et les droits d’accès aux applications.

Les résultats organisationnels et humains associés à la dématérialisation

La plupart du temps, la dématérialisation est perçue comme un projet informatique, alors que son influence touche aussi bien les pratiques organisationnelles que les relations humaines. Rester fidèle à la culture d’entreprise et faire participer les employés dés le départ est donc fortement conseillé pour réussir un projet de dématérialisation.

Sur l’aspect humain : le projet de dématérialisation de pourras pas fonctionner s’il ne repose pas sur un accord total des salariés sur le projet et surtout sur leur contribution dans la mise en œuvre des procédures, leurs opinions pour optimiser et facilité les procédures manuelles existantes. Le projet doit avoir une importante partie enseignement dans l’optique de faire monter en compétences les salariés. Il permet de plus responsabiliser les salariés tout en aiguisant leurs aptitudes en informatique et en rendant possible l’évolution de leur poste.

Sur l’aspect organisationnel : un projet de dématérialisation est un révélateur des gisements d’optimisation de l’organisation du travail. L’organisation du travail met en avant des méthodes avec des habitudes et des circuits d’information au sein de l’organisation. L’analyse des processus à dématérialiser doit être réalisée sans sous-estimer leur nature transversale, en impliquant donc les services et Directions concernés, afin de responsabiliser l’ensemble des acteurs. (source : SYS1, « Démarche de dématérialisation dans une commune », p. 7, Publié en 2010, http://www.amg33.fr/admin/upload/pdf_formations/15_formation.pdf)

Les étapes incontournables pour réussir son projet de dématérialisation

L’énorme croissance des nouvelles technologies dans les organisations et les entreprises change considérablement la façon de travailler des collaborateurs. La mise en place de la dématérialisation met en lumière plusieurs questions sur l’adaptation des métiers et l’intérêt que l’on porte aux importantes modifications organisationnelles (travail en équipes ou en réseaux, indépendance des salariés, atténuement des lignes hiérarchiques).

Les années prouvent que la mise en place d’un projet de conduite du changement compte de 30 à 40% de la charge de maîtrise d’ouvrage projet de modernisation. Ce travail est encore plus efficace quand certaines étapes de son succès sont regroupées :

  •  Faire un diagnostic des compétences des futurs utilisateurs internes du système d’information avant sa mise en œuvre ;
  • Constituer et gérer un réseau de contributeurs du changement ;
  • Faire en sorte que les salariés puissent se projeter dans leurs futures situations de travail.

Au sein de ce processus de conduite de changement, la communication interne est l’atout majeur pour les changements et pour anticiper les difficultés, dans cet esprit elle intervient à plusieurs niveaux :

  • Études des ressources internes ;
  • Rendre compréhensibles les changements ;
  • Prévenir les situations de crise face aux changements ;
  • Rendre possible une bonne visualisation du projet ;
  • Différencier chaque corps de métiers ;
  • Associer les managers dans le changement.

La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation oblige un processus précis. Les dangers de débute l’aventure sans savoir précisément ce que l’on veut faire ni déterminer des objectifs clairs sont créer généralement des coûts supplémentaires, du manque d’entrain chez les salariés voire même un refus du projet en lui-même.

C’est pour cela que la stratégie d’accompagnement du projet doit être limpide pour les salariés pour pouvoir gérer la temporalité du projet, pour avoir plus simplement le soutient des salariés, de pouvoir programmer et obtenir des indicateurs de suivi, d’améliorer les rapports avec les partis touchés par le projet et plus largement être dans meilleur positions pour choisir les options les plus avantageuses, au niveau  technique et politique. (source : Franck Burdeyron & Bernard Giry « TIC : l’intercommunalité pour développer les usages. Enjeux et conduite de projet», p. 47, Publié en Aout 2003).

Le Développement des documents dématérialisés, un enjeu pour les entreprises de toutes tailles.

La coexistence de documents papier et de fichiers aux formats électroniques multiplie les sources d’information. La mise en place d’une politique de classement et d’archivage doit permettre de conserver les informations dont on n’a pas un besoin immédiat, mais qui peuvent devenir nécessaires, soit à titre informatif, soit à titre de preuve, soit enfin lors d’un contrôle de l’administration.

La dématérialisation des documents tend à se généraliser au sein des entreprises.

L’importance des e-mails sur un plan juridique est en constante croissance. Les eMails sont en effet devenus des documents administratifs, commerciaux, fiscaux ou légaux sensibles pour votre Entreprise.

Nous pouvons vous accompagner quelque soit votre projet GED.

Notre cœur de métier : la distribution et le déploiement de solutions de gestion documentaire, de gestion des flux dématérialisés et de pilotage de l’information.

  • GED bureautique (production et partage de documents de travail collaboratif).
  • GED administrative (classement de documents électroniques).
  • Archivage numérique.
  • GED documentaire (indexation de ressources documentaires).
  • GED technique ou métier (gestion de documents techniques, administratifs ou commerciaux,…).

La solidité d’une chaine dépend de son maillon le plus faible

Proposer une solution ne se résume pas au choix d’un produit. Pour vous guider et vous accompagner tout au long de votre projet, KapSolution s’appuie sur ses propres ressources et sur son réseau de consultants et de partenaires.


Les impacts de la GED

Promouvoir et commercialiser des solutions de gestion documentaire, de gestion des flux dématérialisés et de pilotage de l’information.

Accompagner les utilisateurs tout au long du projet pour optimiser l’utilisation du système d’informations.

Proposer une offre de services étendue en coordonnant les prestations assurées par nos partenaires.